La fiche synthétique de la copropriété (dans sa version la plus récente, ce document devant être réactualisé une fois par an) mentionne le nom d’usage, l’adresse du syndic, mais aussi sa nature. Sur ce point, sa nature peut être « principal »ou « secondaire », la loi autorisant la création d’un ou plusieurs syndics secondaires au sein des copropriétés qui comprennent plusieurs immeubles. Elle indique également le numéro d’immatriculation de la copropriété, le nombre total de lots qu’elle comprend et le type de chauffage utilisé au sein de l’immeuble.
Le règlement de la copropriété recense l’ensemble des devoirs et obligations auxquels chacun des propriétaires est tenu.
Le compte rendu des assemblées générales via les procès-verbaux établis sur les trois dernières années (la loi n’oblige pour l’instant les syndics qu’à mettre en ligne les trois plus récents sur l’extranet de la copropriété).
L’ « état daté » dresse un bilan des charges de copropriété acquittées par l’occupant du logement, jusqu’à sa cession. Toutes les informations chiffrées relatives à cette situation comptable, particulièrement scrutée par l’acquéreur dans la mesure où elle lui permet de s’engager en toute connaissance de cause, doivent être communiquées au notaire avant l’acte de vente.
Plusieurs de ces éléments sont toutefois à transmettre plus tôt, en amont de la promesse de vente. On parle alors d’un « pré-état daté » (un terme non fondé juridiquement) : il doit présenter le total des sommes versées par le copropriétaire « au cours des deux derniers exercices comptables » (charges courantes + travaux). Ses créances « éventuelles » y sont aussi précisées, ainsi que le montant de sa dernière cotisation au fond travaux (lorsqu’il y en a un).
Autre information à délivrer au futur acquéreur : « L’état global des impayés de charges au sein du syndicat et le niveau de la dette contractée à l’égard des fournisseurs ».
Le carnet d’entretien entre dans cette catégorie : il consigne les dates des gros travaux antérieurement réalisés dans l’immeuble (ravalement de façade, rénovation de la toiture, installation de la chaudière collective), et contient les références des contrats en cours d’exécution souscrits par le syndic au nom de la copropriété (dommages-ouvrages, entretien et maintenance des équipements)
Les résultats du diagnostic technique global doivent également être portés à la connaissance des acquéreurs : ce dossier fournit une série d’informations sur l’état du bâti de la copropriété et établit une projection des éventuels travaux à réaliser « dans les dix ans » pour assurer sa conservation (et celle des parties communes). Ce DTG n’est toutefois pas obligatoire, sauf dans certains cas prévus par la loi (les ensembles collectifs de plus de dix ans mis en copropriété).
